Con información de Entrepreneur.com – Una reunión de trabajo puede significar una de las actividad de las que más quejas hay, y si le sumamos tensión y estrés, puede tener un muy mal resultado.
Su larga duración, la cantidad y la carga de trabajo, son algunos de los problemas que representan para los trabajadores, sin dejar de lado que, según datos de la firma WorkMeter, el 47% de los colaboradores se queja de que las reuniones son una pérdida de tiempo en el trabajo.
Además, es común que las reuniones se vuelvan caóticas y la conversación se convierta en conflicto, lo que se traduce en tensión para los asistentes. Esto no significa que se deba tener a todo el equipo de trabajo gritando para saber que existe una crisis y que la reunión se nos está yendo de las manos y en una dirección inadecuada.
“La causa principal de la mayoría de los conflictos en una reunión de trabajo es la lucha por la validación. Es decir, la raíz no son las diferencias irreconciliables sino una necesidad básica no satisfecha, lo cual es algo que se puede corregir”, señala Karina Navarro, quality assurance manager de Kokatu.com -plataforma dedicada a encontrar espacios de de trabajo.
La solución puede estar en dar a los participantes un proceso confiable en el que puedan ser escuchados. De acuerdo con Harvard Business Review, existen algunos puntos que se pueden trabajar para convertir la tensión en conversación:
Interrumpir el caos
Todas las emociones tienen un tiempo y un ritmo. La felicidad y la conexión son lentas y hay emociones como la hostilidad y la actitud defensiva que son rápidas y confusas, provocando una aceleración del pulso y de las palabras.
Para cambiar la emoción de un grupo la mejor forma de hacerlo es provocar un cambio, desacelerar el ritmo del habla y tal vez sea necesario subir el volumen de nuestra voz y hacernos escuchar. Una vez captada la atención, la clave es bajar la voz y la velocidad utilizando una comunicación positiva e integrante, destacando que somos un equipo.
Cambio para procesar.
Llamar la atención sobre lo que está sucediendo: “ No estamos consiguiendo los objetivos”, “No estamos aquí para esto”, “Estamos perdiendo el norte”. Así daremos tiempo para templar los egos y los temperamentos y cambiar el tema de discusión para centrarnos no en el problema, sino en la resolución del mismo, que es el motivo de la reunión.
Nuestras palabras deber llevar al grupo a visualizar un enemigo común, que no es otro que el proceso ineficaz en el que nos vemos envuelto y hacer una llamada a la madurez del equipo para invitarlos a asumir la responsabilidad y necesidad de dar con un proceso efectivo. No hay que buscar culpables ni humillar a nadie, la clave está en hacer ver que todos estamos de acuerdo en que hemos llegado en un punto que no nos lleva a ninguna parte.
Proponer una estructura
El líder debe ofrecer una estructura de reunión que garantice la escucha, que cada participante tenga que explicar su postura de modo calmado, razonable y responsable. Sin duda, esto hará que cada persona tome su tiempo para replantear sus argumentos y expresarlos de una forma más calmada.
Honrar los acuerdos
Es posible que incluso con la nueva estructura las emociones persistan y se salten la estructura marcada, interrumpiendo a los participantes y remarcando las discrepancias. Si esto ocurre la mejor salida es remarcar que todos hemos acordado una estructura, que tenemos un compromiso y que vamos a respetarlo en beneficio de todos.
Así que para la próxima vez que el conflicto comience a reinar en la reunión, hay que centrarse en el proceso en lugar del contenido.
