UpSpain._ Una de las cosas más valiosas en una empresa es el tiempo. Se trata de un activo con el cual podemos conseguir mejores resultados si nos proponemos valorarlo adecuadamente.
Sin embargo, la gestión del tiempo en equipos de trabajo amplios y muy diversos es todo un desafío.
Por eso decidimos compartir algunos consejos para que su organización pueda gestionar mejorar sus tiempos para ser cada vez más productiva.
1. Crear listas de tareas pendientes
¿Cuántas veces ha quedado algo sin hacer simplemente por no acordarse? Debemos entender que no todo se lo podemos dejar a la memoria. Por ello es mejor recopilar todas las tareas en un solo lugar para obtener una visión rápida y general de todo el trabajo que tiene que desarrollar.
2. Planificar con antelación
No es posible mejorar la gestión del tiempo sin planificar con antelación. Es recomendable planificar a cortísimo plazo, a corto, mediano y largo plazo.
No obstante, planificar las tareas con antelación no es suficiente. ¿De qué te sirve un listado de tareas y prioridades si no planificas cada una de ellas? Busque el momento adecuado para planificar cada una de las tareas, así cuando llegue el momento de hacerlas no perderá tiempo. ¡Cada minuto que emplees en planificar puede ahorrarte mucho tiempo en la ejecución!
3. Establecer prioridades en tus tareas
Seguro que muchas veces ha realizado muchas tareas y al finalizar el día se ha dado cuenta de que algunas importantes se han quedado por hacer. Esto sucede cuando somos incapaces de establecer prioridades. La jerarquización de las prioridades es fundamental para las empresas y autónomos. Debe realizar una lista de tareas y establecer el orden según las prioridades.
Para ello puede organizarlas en diferentes niveles o categorías:
– Nivel 1 o categoría A: tareas muy urgentes.
– Nivel 2 o categoría B: tareas importantes, pero no demasiado urgentes.
– Nivel 3 o categoría C: tareas que pueden esperar.
– Nivel 4 o categoría D: tareas que puedes delegar.
– Nivel 5 o categoría E: tareas que puedes eliminar.
4. Automatizar procesos
La tecnología es nuestra gran aliada. Busca aplicaciones o herramientas que te ayuden, por ejemplo, a preparar las facturas, a organizar la semana, etcétera. Investiga y no pierdas el tiempo en tareas que pueden realizarse de forma automática.
5. Identificar y eliminar las distracciones
Las distracciones son los principales ‘ladrones de tiempo’. Para poder eliminarlas hay que identificarlas previamente. Para saber en qué perdemos el tiempo solo tenemos que observarnos con objetividad y ver el tiempo que pasamos navegando en páginas web que no están relacionadas con nuestro trabajo, el tiempo que pasamos en WhatsApp y otras apps, en Facebook, Instagram…
6. Ser realista con los plazos
Ser realista no implica únicamente tener en cuenta otras tareas pendientes, también implica tener en cuenta posibles imprevistos. ¡Marque plazos más amplios para evitar complicaciones!
7. Seguir la regla 80/20
Muchos trabajadores y empresarios dedican su tiempo y esfuerzo en tareas que no reportan beneficios o que no son realmente importantes. La regla del 80/20 viene a decir que el 20% del esfuerzo debe suponer el 80% de los resultados, por tanto… ¡no invierta su tiempo en tareas poco importantes que no le proporcionen buenos resultados!
8. No perseguir la perfección
Los trabajadores perfeccionistas a largo plazo se vuelven ineficientes. Es importante realizar bien las tareas, pero no perder demasiado tiempo en los detalles innecesarios o la productividad se verá afectada.
9. Fijar una agenda flexible
No ajustar demasiado los tiempos, ya que hay que tener en cuenta que siempre son necesarios espacios para los imprevistos y los retrasos. Hay que ser realistas a la hora de distribuir el tiempo.
10. Cambiar de tarea
Hay trabajos que requieren una mayor concentración, otros más tediosos y otros que nos agradan más. Es buena idea cambiar las actividades en función del momento del día, no somos igual de productivos a todas horas.
11. Ordenar y organizar nuestro espacio físico y digital
Ordenar el espacio, tanto el espacio físico, como los archivos y documentos en el ordenador.
Ser más ordenado ayudará a encontrar más fácilmente lo que se busca. Eliminar lo innecesario y clasificar todo lo demás para ser más ágil a la hora de desempeñar el trabajo.
12. Abandonar el modo multi-tarea
Las personas que hacen muchas cosas a la vez tienden a pensar que son mucho más productivos y que sacan adelante más trabajo que los demás. Sin embargo, están equivocados. La multi-tarea no es el camino más productivo al que se puede optar. Nuestra mente funciona mucho mejor cuando nos centramos en una tarea.
Ante una gran tarea compleja muchas veces resulta muy difícil encontrar un comienzo para abordar la tarea de manera efectiva. En tal caso, es recomendable diseccionar la tarea en pequeñas partes más fáciles de procesar. El trabajo por hitos se basa en esta idea, permite dividir una tarea en varias y asignar a diferentes grupos de trabajo.
13. Delegar
Delegar responsabilidades es vital para llevar a cabo una correcta gestión del tiempo. Si es de los que necesita tener el control de todo, este consejo probablemente le genere algo de ansiedad. Pero lo cierto es que, por más buenos que seamos, no podemos hacerlo todo. A veces asumimos más trabajo del que podemos realizar.
Delegar no es un símbolo de debilidad sino de inteligencia. Rodéate de gente competente en quien puedas confiar y delega algunas de las responsabilidades. Te permitirá ser más productivo y reducir tu nivel de estrés.
14. Utilizar los “tiempos muertos”
No nos referimos a que emplees parte del tiempo de descanso en pensar cómo organizar las tareas del trabajo. Nos referimos a esos tiempos muertos que pasamos en atascos o en la sala de espera de alguna consulta. Pueden ser buenos momentos para elaborar listas y priorizar tareas.
