Prensa Libre._ El teletrabajo ya es una realidad para muchas empresas. La adaptación de este formato vía online en sustitución de los encuentros diarios entre equipos de trabaja ha supuesto un nuevo reto, que demanda mejoras después de 1 año en pandemia.
Una de estas mejoras está en la productividad de las reuniones virtuales que ahora aumentaron con el teletrabajo. Muchas de ellas terminan siendo innecesarias y poco efectivas para sus objetivos.
Por eso aquí te traemos una serie de recomendaciones realizadas por Cecilia Mansilla, experta en liderazgo de reuniones laborales e instructora de Udemy,
1.- Prepararse para disponer rápidamente de la información
“Si la reunión fue bien planificada, contaremos con una agenda. Es importante prestarle especial atención y no solo leerla por encima. La agenda nos indica exactamente qué temas vamos a tratar en el encuentro y esto nos permite prepararnos para la reunión”, señala la experta de Udemy.
Señala que es importante, antes de cada encuentro, “repasar la agenda y los contenidos que necesitemos preparar, así como leer todo el material adicional que nos hayan compartido”.
Para Mansilla “es buena práctica tener todos los materiales abiertos en distintas ventanas durante el encuentro así, si queremos comprobar algún dato, podemos hacerlo sin necesidad de abrir el correo electrónico”.
“La mejor forma de prepararse es informarse. Si carecemos de una agenda o recibimos el asunto o el título de la reunión, debemos contactar con el organizador, al menos 24 horas antes para preguntarle sobre qué vamos a conversar”, añade.
2.- Organizar los entornos de trabajo físico y digital
Mansilla aconseja participar de la telerreunión “desde el lugar más tranquilo y silencioso de la casa y con un fondo plano sin decoración, para que los interlocutores no se distraigan y puedan enfocarse en nosotros. Además se debe utilizar auriculares con micrófono y no solo el audio del ordenador, que capta el sonido ambiente y dificulta la escucha”.
“Debemos tener un vaso de agua para hidratarnos, una silla que nos permita apoyar toda la espalda y cuidar la posición de trabajo durante las reuniones para no generar problemas cervicales”, señala.
El espacio digital, es igual de importante que el físico, según Mansilla, quien recomienda desactivar “las notificaciones de Instagram, WhatsApp, correo electrónico, y de todas las ‘apps’ que estemos usando, para no caer en la tentación de ir a ver de qué se tratan los avisos y así perder el foco del encuentro”.
3.- Normas para expresarse durante la reunión virtual
“Si en el entorno virtual hablamos nosotros durante 10 minutos sin permitir ningún tipo de interacción, es probable que las personas se distraigan. Cuanto más repitamos este comportamiento, más difícil va a ser captar la atención de los asistentes”, advierte.
Para Mansilla “es recomendable interactuar, como mínimo, cada 7 minutos, teniendo cuidado de no abrir el micrófono y hacer perder a otra persona el hilo de su exposición”.
“Si han transcurrido más de 5 minutos en los que solamente o has hablado tú y nadie ha participado, prueba a hacer una pregunta, por ejemplo si se está entendiendo todo o si ha surgido alguna duda hasta el momento”, sugiere.
Explica que de ese modo, “el orador consigue que aquellos participantes que no estaban en pantalla, vuelvan para contestarle, y que aquellos que si estaban, participen más activamente y se vean menos tentados a hacer otra cosa en lugar de prestar atención a la reunión”.
4.- Gestionar el tiempo y evitar interrupciones e imprevistos
“Uno de los desafíos de las videollamadas son las interrupciones. Si no contamos con un moderador durante el encuentro y trabajamos con los micrófonos abiertos, la conversación se va a descontrolar. Así que debemos definir, al comenzar la reunión, cómo vamos a gestionarla”, indica Mansilla.
Señala que “la plataforma Zoom tiene una función que se llama ‘levantar la mano’, que puede activar quien tenga una duda o consulta. Así, el orador, puede terminar su exposición sin interrupciones y, al finalizar, habilitarle el micrófono a la persona que corresponda para contestar su pregunta”.
Además, “debemos conectarnos siempre 5 minutos antes para comprobar que todo funcione bien, ya que en las reuniones virtuales perdemos una media del 15% del tiempo resolviendo cuestiones técnicas”, advierte.
“Con la simple práctica de conectarnos antes y saludar al anfitrión, vamos a asegurarnos de que escuchamos y nos escuchan bien”, concluye Mansilla.
